Empresas estruturam-se para atender ao eSocial

 

 

Há quase dois anos, as empresas atuantes no País acompanham uma importante mudança regulatória, o eSocial. O processo de conformidade às novas regras para o envio de informações trabalhistas e previdenciárias aos diversos órgãos governamentais é complexo e exige um esforço significativo que envolve diversas áreas internas. A sistematização no fornecimento de informações ao eSocial obriga as organizações a racionalizar e automatizar diversos processos, especialmente os relacionados à gestão de pessoas.

O eSocial não é apenas um novo formato eletrônico de informar essas obrigações. É também e, principalmente, uma profunda mudança cultural dentro das organizações, onde o departamento de Recursos Humanos passará a envolver-se na estruturação da qualidade e quantidade de dados a serem fornecidos aos órgãos fiscalizadores, conjugando as áreas contábil, fiscal, jurídica, contratual, comercial e demais correlatas.

A mudança cultural de maior e mais intensa interação entre os diversos departamentos da empresa ocasionará, além de uma coordenação tempestiva e mais focada dos processos existentes, eventuais mudanças de procedimentos e criação de novas rotinas e processos diferenciados. A empresa deverá, inclusive, formar os profissionais para enfrentarem essa importante mudança.

A previsão é que o eSocial passe a vigorar a partir de abril de 2016 para as empresas  de grande e médio porte e, a partir de setembro do mesmo ano, para as demais. Cientes dos desafios que a implementação do eSocial representa, temos acompanhado de perto e orientado várias organizações nesse processo, muitas delas situadas na Região Metropolitana de Campinas (RMC). Para verificar essa evolução, apresentamos os resultados da nossa mais recente pesquisa, a terceira sobre esse tema, onde mapeamos as iniciativas e ações adotadas nessa transição, buscando entender as principais dificuldades encontradas e as lições aprendidas.

O levantamento contou com a participação de 153 empresas de diversos setores da economia, a maioria de grande porte, com capital nacional e foi respondida, em grande parte, pelos responsáveis da área de Recursos Humanos por adesão espontânea. Do total, 77% já tinham um projeto ou ações voltadas à adaptação ao ambiente do eSocial, e 8% participam do grupo piloto criado pela Receita Federal para testar e discutir os layouts e procedimentos relacionados ao eSocial durante sua fase de desenvolvimento.

Entre as principais conclusões da pesquisa, vê-se que grande parte das informações a serem fornecidas no eSocial está relacionada à gestão de pessoas e são originadas nas áreas operacionais e administrativas da organização. Para serem capturadas nos processos de RH, precisam da intervenção dos gestores dessas áreas. O desafio das empresas não é apenas se adequar neste momento ao eSocial, mas também manter a sua conformidade.

Com base nas respostas dos participantes, pode-se concluir que o comprometimento das empresas com o projeto de adequação avançou em relação ao ano anterior. Na pesquisa deste ano, a maioria das empresas informou ter uma estrutura interna dedicada ao projeto de adequação ou já ter contratado uma consultoria especializada para auxiliar no projeto – um avanço em relação ao ano anterior.

Entre as empresas que já possuem uma estrutura interna preparada para conduzir o projeto de adequação, a maioria é representada por organizações de grande porte, com mais de 3 mil empregados. Mas observamos que empresas que têm entre 500 e 2.000 empregados já definiram uma estrutura interna para o projeto, mesmo que ainda não estejam preparadas para conduzi-lo.

Embora as empresas avaliem seu nível de adequação de maneira mais positiva que em 2014, ainda há grandes desafios a serem vencidos. Segundo declarações do próprio governo, as medidas atuais contribuirão para melhorar a fiscalização e reduzir despesas do governo com programas relacionados à saúde do trabalho. Estima-se que cerca de R$ 2,7 bilhões seriam obtidos com o incremento da fiscalização eletrônica e que o eSocial deverá também ajudar a elevar a cobrança de multas das empresas que desrespeitam as regras trabalhistas.

 

Dante Stopiglia

*Sócio da PwC Brasil

 

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